27 maneiras de ser um usuário de e-mail sem estresse

De todas as coisas que causam uma quantidade ridícula de estresse na vida, o email é definitivamente um biggie. E considerando que um estudo descobriu que 28 % da semana de trabalho média é gasta lendo e respondendo a e -mails, é definitivamente algo que vale a pena tentar descobrir como controlar melhor. Sejam e-mails noturnos do seu chefe que estão levando você a subir a parede ou apenas a quantidade de e-mails entupindo sua caixa de entrada em geral, aqui estão 27 maneiras de começar a ser um usuário de e-mail sem estresse agora. E, para mais maneiras de dominar essa arte, todos nós observamos todos os dias, veja os 17 hacks de e -mail genial que melhorarão sua vida.

1 cancelamento de inscrição. Cancelar subscrição. Cancelar subscrição.

Você já recebe uma tonelada de e -mails de pessoas que você conhece, então todos os e -mails que vêm de lojas, publicações on -line e outros lugares aleatórios estão apenas atrapalhando sua caixa de entrada ainda mais. Analise e cancelada aos lugares com os quais você não se importa. E se houver muitos para possivelmente lidar por conta própria, use um serviço como unrll.eu que pode ajudá -lo a livrar sua caixa de entrada de centenas de assinaturas estressantes em minutos.

2 Fique offline durante as férias.

Férias significa não ter que ouvir um único pedido da sua, mesmo em forma de e-mail. Então, por que você ainda está checando durante o seu tempo de folga? No segundo em que você sai para sua viagem, ligue uma mensagem fora do escritório para quem envia algo do seu jeito-e você não Ouse Pense em verificar. Claro, os gerentes não são exatamente os melhores em dar aos seus funcionários espaço pessoal quando estão fora do relógio, mas você tem todo o direito de apreciar seu e-mail de férias e sem estresse. Detox digital, aqui vai você. E para obter mais maneiras incríveis de aproveitar ao máximo seu e -mail, confira as 15 maneiras de escrever e -mails errados.

3 Vá caneta e papel.

Às vezes, ser um usuário de e-mail sem estresse significa me afastar da tecnologia e pegar a boa e velha caneta e papel. De acordo com a pesquisa fora da Harvard Business School, anotar uma "lista de respostas" de quais e -mails que você precisa abordar pode ajudá -lo a passar por eles com mais eficácia. Depois de fazer sua lista, responda ao que realmente precisa ser respondido e esqueça o resto.

4 Use o recurso "Smart Response" do Gmail.

Se você usa o Gmail, uma maneira fácil de ajudar a livrar algum estresse da sua vida é usar o recurso "Smart Responder", o que sugere respostas diferentes com base no seu estilo de escrita por e-mail. Em vez de ter que elaborar uma longa resposta, ele permite enviar um e -mail de volta a alguém com um toque simples. As respostas pré-populadas são bem curtas e doces, mas em alguns casos, por que não tirar vantagem?

5 Limite seu e -mail a um dispositivo.

Hoje em dia, você tem acesso ao seu e -mail em todos os lugares que você vira: seu laptop, seu telefone, seu tablet, e Seu relógio inteligente (se você sabe, você tem um desses). Sim, isso é muitas notificações. Uma pesquisa do Future Work Center descobriu que aqueles que receberam e-mails em seus dispositivos tinham níveis mais altos de estresse-são dados demais para uma pessoa e ainda ficar sã. Em vez disso, tente verificar apenas seu e -mail em um dispositivo, nem todos eles. E para mais maneiras de dominar essa arte cotidiana, não perca os 15 e -mails de negócios abertos que o diferenciam.

6 Verifique seu e -mail apenas em determinados momentos.

Se você verificar seu e -mail o dia todo, seus níveis de produtividade vão despencar e seus níveis de estresse dispararão pelo telhado. Em vez disso, siga o que está na sua lista de tarefas e apenas abra sua caixa de entrada em determinados momentos, seja a cada duas horas ou algumas vezes ao dia. Dessa forma, você permanecerá na tarefa e não interferirá nas suas atividades diárias.

7 e definitivamente não verifique pela manhã ou à noite.

A tecnologia permite que as pessoas trabalhem 24 horas por dia, 7 dias por semana, se quiserem: você realmente nunca tem que desligar. Definitivamente é uma coisa boa manter partes do seu dia sem e-mails, embora. De acordo com o pessoal do Future Work Center, os participantes da pesquisa disseram verificando suas mensagens pela manhã ou mais tarde à noite elevou seus níveis de estresse. E como não pode? Você está vendo coisas que apenas resultam em mais pressão do seu chefe, de seus conhecidos e de todos os outros em sua vida. Ao desligar, você finalmente se dará a chance de reenergizar.

8 preencha o campo "to" por último.

Quantas vezes você enviou um e -mail antes de estar pronto para enviá -lo? Ou percebeu que você cometeu um erro depois de tocar naquele botão? Como qualquer um pode atestar, não é um bom sentimento. O Gmail possui um recurso "desfazer" que permite que, por um curto período de tempo, seja "semente" e -mails, mas há uma maneira fácil de evitar percalços em primeiro lugar. Até que seu e -mail esteja revisado e pronto para ir, deixe o campo "To" vazio. Então, quando você são Pronto para enviar, você pode digitar o nome do destinatário e obter seu e -mail sem nada dando errado.

9 Não deixe seu e -mail aberto o dia todo.

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Se você é o tipo de pessoa que sempre tem o e -mail aberto e está constantemente distraindo minhas mensagens recebidas, pare esse hábito imediatamente. De acordo com os dados da pesquisa do Future Work Center, aqueles que assistem ao e -mail o dia inteiro sofreram mais pressão dos referidos e -mails. Portanto, mantenha seus check-ins no mínimo para diminuir seu estresse.

10 Passe por sua caixa de entrada em ordem.

É comum passar pela sua caixa de entrada procurando os e-mails de maior prioridade para responder primeiro, mas de acordo com o escritor Brian Christian, isso só vai acabar sendo um enorme tempo desarrumado. Em vez disso, ele diz para começar no topo e depois descer, decidindo o que precisa responder e o que não.

11 Faça uma parada dura.

Dizendo que você não vai verificar seu e -mail à noite poder trabalho, mas você sabe o que funciona ainda melhor? Definindo um tempo de corte real, você não pode mais escanear na sua caixa de entrada. Em vez de deixar a regra tão aberta, ter um momento exato para desligar e aproveitar o seu e-mail à noite faz uma enorme diferença em seus níveis de estresse. E, para mais maneiras de desativar e detar, aprenda as 20 maneiras de matar tempo sem um smartphone.

12 notificações de silêncio.

Não importa quantas vezes você configure para verificar seu e -mail ao longo do dia, você nunca deve ter nessas notificações. Vamos ser reais: vendo aqueles pings Pop -up vai inegavelmente ainda estressar você. Simplesmente desligá -los e manter sua área de trabalho e telefone um pouco mais silencioso faz toda a diferença no seu bem -estar.

13 Mantenha sua caixa de entrada limpa e organizada.

Assim como você manteria seu espaço de trabalho limpo, você quer manter sua caixa de entrada arrumada também. De acordo com a pesquisa fora da Universidade de Michigan, uma maneira de ajudar a gerenciar o estresse por e -mail é tirar proveito de alguns dos organizadores internos disponíveis para você em sua caixa de entrada. Crie pastas para organizar seus e -mails por categoria, rotular e priorizar seus e -mails e configurar filtros para organizar e -mails à medida que eles entram em sua caixa de entrada.

14 Não leia e -mails no fim de semana.

Se talvez não pareça estar trabalhando no fim de semana, se você está apenas mantendo o controle de quais e -mails estão chegando, mas, fazendo isso, você não está se deixando realmente desligar e reenergizar para a semana que virá. Se a tentação estiver sempre lá, basta excluir seu aplicativo Gmail do seu telefone na sexta -feira depois do trabalho e coloque -o de volta na segunda -feira. (Tempos desesperados exigem medidas desesperadas.) Ou, configure um serviço que faz uma pausa na sua caixa de entrada.

15 Pausar sua caixa de entrada.

Para pausar sua caixa de entrada, use uma ferramenta como a caixa de entrada, que funciona para o Gmail e o Outlook. Basicamente, ele impede que todos os novos e -mails entrem até você decidir permitir que eles novamente. Seja durante o dia em que você está tentando aproveitar seus fins de semana, certamente lhe dará um pouco de paz de espírito.

16 Aproveite os serviços organizados por e-mail.

Se apenas olhar em sua caixa de entrada faz você se sentir sobrecarregado por causa das centenas de e -mails fechados que você ainda não passou, use um serviço como a SANE Box. Isso ajuda você a limpar com sua caixa de entrada e organizar o que está lá, colocando e -mails importantes onde você pode vê -los, enviando e -mails distraídos para uma pasta que você pode visualizar mais tarde e colocando boletins e assinaturas em um só lugar. Basicamente, ele se tornará sua melhor amiga de combate ao estresse. E para mais maneiras de sair da arma de tensão de tecnologia, aprenda as 20 maneiras pelas quais as mídias sociais nos estressam.

17 Classifique sua caixa de entrada via aplicativo.

Uma das maneiras mais fáceis de organizar sua caixa de entrada é fazer isso através de Sortd, o que permite que você deite tudo lado a lado. Com sua caixa de entrada à esquerda e listas de categorias à direita, você pode arrastar e-mails para diferentes seções personalizáveis, tipo "para fazer" e "completar"-para que você possa obter um visual menos estressante na sua caixa de entrada.

18 Não durma no BCC.

Você já foi pego em uma rede de e -mails que você não queria absolutamente nada com? Às vezes, se você fizer uma introdução entre duas pessoas, acaba em seu tópico por toda a vida e continua recebendo pings sobre coisas que não se aplicam a você. Se você é uma das pessoas na parte de vaivém, salve a terceira roda um pouco de estresse e mova-as para BCC--cópia de carbono cego-depois da introdução. E se você é quem você está pego na loucura, pergunte se as outras pessoas do grupo podem adicionar você para o BCC para mantê -lo fora do loop.

19 Fale com seu chefe.

Se não souber quais expectativas seu chefe tem sobre como responder e -mails depois do horário está estressando você, converse com eles sobre o que eles estão procurando em tempos de resposta, digamos pesquisadores da Universidade Estadual de Michigan. Espero que eles valorizem o equilíbrio entre vida profissional. E se você quiser ter certeza de que o Convo Go Swimmingter, prepare -se, desossar nos 15 sinais de que seu chefe é um psicopata.

20 Tire um "e -mail férias."

Às vezes, pode ser realmente difícil fazer as coisas apenas sabendo que seu e -mail está esperando que você digitalize. Se você precisar de um tempo ininterrupto para trabalhar em um projeto, diga à sua equipe que você está recebendo um e-mail para desconectar as férias por metade do dia para se concentrar e fazer com que seus pesquisadores de trabalho mais bem-sucedidos da Universidade de Michigan.

21 Mantenha as coisas organizadas pelo prazo.

Se você constantemente tiver uma caixa de entrada completa de e -mails apenas esperando para serem respondidos, pode ser benéfico começar a organizá -los por prazo. De acordo com o especialista em marketing e vendas, Zach Hanlon, organizando seus e-mails em pastas com base em prioridade-incluindo hoje, nesta semana, e este mês ou um quarto de vontade de mantê-lo sensato e menos estressado. O segundo entra, coloque -o em uma pasta e lide com ela quando precisar.

22 Use a regra de 3 segundos

Não, essa regra não tem nada a ver com comida que caiu no chão. De acordo com John M. Grohol, Psy.D., As pessoas perdem muito tempo tentando descobrir o que fazer com determinados e -mails. Em vez disso, esse processo não deve levar mais de três segundos. Para manter seus níveis de estresse baixos, decida rapidamente se você deseja responder, excluir, arquivar ou salvar um e -mail para mais tarde. Pode parecer uma decisão apressada, mas ajudará você a arar sua caixa de entrada muito mais rapidamente.

23 Use o recurso de cronograma.

Às vezes, quando algo não é urgente, você não está com vontade de fazer o e-mail para ele imediatamente. Em vez disso, livre -se de algum estresse escrevendo e agendando -o para enviar alguns dias depois, recomendo pessoas da Harvard Business School. Dessa forma, você tira o seu peito, mas ainda tem algum tempo antes de lidar com isso novamente.

24 Alterar e -mails "não lidos" para "ler" em massa

Depois de atingir um certo número de e -mails não lidos, não há como voltar: você nunca vai passar por todos eles e, com toda a honestidade, você provavelmente já abordou os que eram super importantes de qualquer maneira. Para diminuir o estresse que vem de ver "3.478 e -mails não lidos" aparecer todos os dias, mude -os para ler em massa. Todo sistema de email é diferente, mas o processo geralmente é bem fácil. (Você também pode excluí -los a granel, mas isso pode ser até mais estressante sabendo que eles são apenas ... desaparecidos.)

25 Mantenha uma divisão de trabalho pessoal.

É difícil manter as coisas retas quando você tem seu trabalho e e -mails pessoais em um só lugar. De acordo com a especialista em produtividade Paula Rizzo, é por isso que você deve tentar o seu melhor para mantê -los separados. "Dessa forma, você estará em mentalidades diferentes quando olhar através de cada uma delas. É muito mais fácil gerenciar quando você sabe os tipos de e -mails que você verá antes mesmo de abrir sua caixa de entrada. Isso facilita muito a priorização ", diz ela.

26 Sinta -se à vontade para ignorar certos e -mails.

Pode parecer assustador ignorar e -mails, mas acredite ou não, não tudo precisa ser respondido a. Se você pegar os pesquisadores da Harvard Business School, é uma maneira fácil de se livrar de algum estresse: se algo for que importante, é algo que vai surgir novamente.

27 Não resolve conflitos por e -mail.

Duntar por e-mail pode parecer muito melhor do que fazê-lo cara a cara, mas nunca termina bem. De acordo com a pesquisa fora da Universidade de Michigan, é uma má idéia resolver conflitos em sua caixa de entrada e só causará mais estresse no final. Em vez. E para uma sabedoria de escritório mais incrível, aprenda os 60 melhores hacks de produtividade de 60 segundos.

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