17 truques de gerenciamento de email que melhorarão sua própria existência

De acordo com um estudo da Workfront, um provedor de gerenciamento baseado em nuvem, o U médio U.S. o funcionário tem 199 e -mails não lidos ou não abertos em sua caixa de entrada a qualquer momento. Se essa figura parecer alta, você tem sorte, e se parecer baixo, talvez seja hora de dar ao seu estilo de comunicado uma revisão completa. Mais importante, no entanto, não precisa ser assim. Embora o email agora tenha se tornado sinônimo de algo que é esmagador, demorado e tedioso, não é tarde demais para que ele cumpra seu faturamento como um meio rápido, simples e indolor de se comunicar um com o outro.

A chave para gerenciar sua caixa de entrada-junto com vigilância-é conhecendo os truques do comércio. O fato é que há todo um conjunto de ferramentas de todos os tipos que foram desenvolvidos ao longo dos anos por pacientes com e-mails que pensam da mesma forma, apenas tentando lutar contra o seu e-mail não lido. Mas antes que você possa aproveitar esses truques que se tornam uma caixa de entrada Belt Belt, você tem que aprender o que eles são. Então, sem mais delongas, reunimos 17 dos truques mais bacanas, sem sentido e muito necessários para ajudar a enfrentar os selvagens da sua caixa de entrada de uma vez por todas.

1 Jogue o jogo de e -mail.

O jogo de e-mail é um jogo online que depois de ser assinado em suas contas de e-mail gerenciando sua caixa de entrada divertida. Ele essencialmente percorre seus e -mails, pedindo a você para agir em cada um como um timer clica, mantendo a pontuação com base em quantos e -mails você responde imediatamente versus guardar para mais tarde. Embora o jogo possa ser pausado, permitindo que você chegue aos seus e-mails de uma maneira mais serena, é uma ótima maneira de colocar um pouco de excitação e competição-em uma tarefa seca.

2 Streamline com Sortd.

Sempre desejei que sua conta de e -mail fosse mais inteligente? Bem, Sortd é assim como esse. Além de colocar suas contas de e-mail em uma página da web mais amigável, ela também inclui recursos que ajudam você a permanecer no topo da sua carga de trabalho. Isso inclui lembretes, widgets que ajudam a otimizar sua lista de tarefas e até um recurso de rastreamento que permite ver quando suas mensagens foram abertas. Ele também permite que você compartilhe em um grupo facilmente, tornando os projetos de equipe mais fluidos.

3 Integre seus endereços de e -mail.

Sempre deseja diversificar as contas de email, a criação de uma conta social, uma empresa e uma conta pessoal, por exemplo, mas que isso fará com que a mudança entre eles mais uma tarefa frustrante para enfrentar? Você não está sozinho. Felizmente, Shift, um aplicativo para download gratuito, permite integrar todos os seus endereços de e-mail em uma janela elegante e fácil de olhar, facilitando-se entre eles tão fácil quanto o clique do seu trackpad. Como bônus, também integra a funcionalidade de pesquisa, o que significa que você pode examinar toda a sua obra de comunicação de uma vez, especialmente para as comunicações que residem na fronteira de negócios e pessoal.

4 abandonar a assinatura.

Nos primeiros dias do email, o formulário foi tratado como uma carta física e incluía uma saudação, uma mensagem e uma assinatura. No entanto, agora que todos se tornaram inundados com e -mails de uma maneira que certamente não seria possível com o correio físico, as regras mudaram.

Por um lado, uma assinatura não é mais necessária. Eles ainda podem ser usados ​​para comunicações mais formais e, ao se apresentar, mas, caso contrário, não há necessidade de tomar um tempo para decidir entre "melhor" e "calorosamente."Para simplificar isso.

5 Classifique suas mensagens por prioridade.

Sanebox é outro software útil que, embora não seja gratuito (os planos começam em US $ 59 para o ano), podem valer a pena. Ele essencialmente permite classificar e -mails com base em sua urgência, incluindo "agora", "mais tarde" e, para as anotações que nunca precisam ver a luz do dia ", Black Hole."

6 Implemente o método Ohio.

Se você hesitar ao abrir e -mails, o método Ohio é para você. Ele significa "apenas lidar com isso uma vez" e deixa você com três opções: responder, excluir ou arquivar adequadamente. Isso significa que não há rolagem, dizendo a si mesmo que você "chegará a isso mais tarde"-porque a verdade é que você provavelmente não.

7 Mantenha -o conciso.

Quero tirar seus e -mails mais rápido? Tente se limitar a um número fixo de palavras em sua resposta. Embora isso possa parecer chocante a princípio, quanto menos palavras você emprega em suas comunicações, mais tempo você terá em suas mãos. No entanto, não entregue seu impulso para jogar palavras de hedge como "talvez" e "eu acho" para suavizar o que pode parecer uma linguagem curt no primeiro a fazer, então pode fazer você parecer menos autoritário.

8 Salvar modelos de mensagem.

Se você costuma enviar a mesma mensagem (digamos, para confirmar uma compra ou validar uma assinatura), salve esse modelo em uma pasta de mesa e puxe -a quando necessário. Se você não precisa pensar muito em um e -mail, não deve dedicar muito tempo a isso, também. Considerando que os funcionários gastam até 28 % de sua semana de trabalho apenas gerenciando sua caixa de entrada, isso pode economizar uma quantidade chocante de tempo e desperdiçar a produtividade ao longo de um ano. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

9 Esvazie seu lixo no final de cada dia.

Esvaziar seu lixo pode ser estressante-depois de tudo, uma vez que se foi, foi para o bem. No entanto, se um email for verdadeiramente urgente e você acidentalmente o destruir, não se engane: a pessoa que tenta entrar em contato será enviada novamente.

Melhor ainda, esvaziar o lixo no final do dia ajuda a garantir que seu e -mail seja agradável e vazio quando você o verifica pela manhã e pode reduzir o pavor que você sente ao abrir essa caixa de entrada no início do dia.

10 Use um indicador de final de mensagem.

Colocar Eom no final de uma linha de assunto-"Fim da mensagem"-contém a pessoa que a mensagem não precisa ser aberta: as informações necessárias já foram transmitidas. É um ótimo segurança quando um e -mail está sendo usado apenas como um lembrete. Use -o e incentive outros a também. Não ter que abrir um e -mail pode não parecer um enorme economizador de tempo, mas aumenta.

11 Excluir mensagens que você não lerá primeiro.

Antes mesmo de abrir qualquer coisa, exclua os e -mails que obviamente não valem a pena. E considerando que até 45 % de todos os e -mails são spam, mas não necessariamente chegue à sua pasta de spam, definitivamente vale a pena abandonar um pouco daquela desordem. Ao limpar um pouco do pincel, você fará com que o resto de suas tarefas de e -mail pareça um pouco menos estressante. E quando se trata de estresse, tudo o que você reduz a contagem.

12 Faça pastas de arquivo que se encaixam.

A maioria dos endereços de e-mail é pré-carregada com algumas pastas, lixo, arquivado, etc. Embora este seja um ótimo lugar para começar quando se trata de e -mails, eles não devem ser os únicos em que você confia para manter suas mensagens organizadas. Embora você ainda possa usar as pastas pré-existentes, adicione o seu próprio para ajudar a simplificar suas pesquisas. Faça pastas para comunicações pessoais, contatos de relações públicas ou até mensagens da escola de seus filhos e você pode reter as informações importantes que eles contêm sem deixar essas mensagens para entupir sua caixa de entrada.

13 Set Lembretes.

Boomerang é outro aplicativo para download que pode otimizar essa caixa de entrada atolada em pouco tempo. Inicialmente conhecido como Baydin, o novo nome é mais apropriado à sua função: permitindo que os usuários joguem e -mails fora de vista, apenas para que eles voltem quando você precisar deles. O aplicativo gratuito enviará mensagens em seu nome em datas especificadas, para lembretes semanais ou notas mensais-e pode remover mensagens da sua caixa de entrada até que elas precisem ser tratadas com. Além disso, pode lembrá -lo de acompanhar as mensagens que você já enviou.

14 Use atalhos personalizados e respostas enlatadas.

Não há como negar que as respostas enlatadas podem parecer robóticas. Uma resposta enlatada que é personalizada, no entanto, pode ser uma ferramenta que economiza tempo que não sacrifica sua personalidade. Observe suas comunicações anteriores para ver quais frases você mais usa e criar um documento deles para economizar tempo. De fato, para os usuários do Gmail, essa funcionalidade é construída diretamente no programa de correio, pode lembrar as frases que você usa com mais frequência em suas mensagens e permite que você as insira apenas pressionando a tecla de guia.

15 Exclua após o encaminhamento.

Às vezes recebemos e -mails enviados que realmente não devem ser abordados para nós em primeiro lugar. Talvez seja para outra pessoa na empresa, ou o colega de quarto que paga as contas elétricas. De qualquer maneira, ele precisa estar na frente dos olhos de outra pessoa, não o nosso. Em vez de apenas encaminhar e esquecer, no entanto, exclua toda a cadeia depois de transmitir qualquer informação pertinente junto. Não é da sua conta, então por que deve ocupar espaço na sua caixa de entrada?

16 Faça uso da função de arquivo.

Se o seu e -mail já estiver pesado com excesso de mensagens, um bom primeiro passo é mergulhar e apenas excluir tudo. A maior parte disso você provavelmente nunca lidará neste momento, e a pessoa que estava esperando por uma resposta provavelmente esqueceu. Se você não consegue se mover para fazer a mudança, arquivar isso-é melhor do que nada, e você o levará um passo mais perto da mítica "caixa de entrada zero."

17 cancela a inscrição para as coisas que você não lê.

Já assine um boletim informativo-ou alguns outros e-mails regulares somente explosão para se apaixonar por ele, mas continue recebendo mensagens que fazem pouco mais do que a linguagem na parte inferior da sua caixa de entrada? Nunca faça isso 10, 20, ou, eu não sei, 200 vezes? Se sim, você está em boa companhia. Talvez seja por isso o aplicativo gratuito, desmoll.Eu, pegamos uma posição tão firme no mercado. Após o download, desenrol.O algoritmo do eu reúne todas as suas assinaturas de e -mail, permitindo fácil classificar e/ou cancelar a inscrição. Além disso, o recurso "rollup" oferece um formato bonito para ler boletins importantes que você gosta. É ilimitado também: o serviço está disponível em todos os dispositivos.

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