15 maneiras de escrever e -mails errados

No que diz respeito aos comunicados da era digital, ninguém compartilha a onipresença do e-mail bom e antiquado. Todos participa em e -mail. De fato, de acordo com os dados coletados pelo Radicati Group, uma empresa de pesquisa de mercado centrada na tecnologia, acionamos coletivamente quase 270 bilhões de e-mails por dia. Escrever e-mails é uma parte tão conectada e assada da vida cotidiana que, como caminhar, conversar e respirar, deve ser segunda natureza para todos agora. Em outras palavras, não há desculpa para redigir um e -mail incorretamente.

E, no entanto, muitos e -mails estão repletos de falhas. (Eu apostaria que, daqueles 270 bilhões, um sólido 260 bilhões se enquadra nessa categoria.) Linhas de assunto mansas, saudações falsas, opções de fonte mal aconselhadas, e nem me inicia no espaço duplo (ou o hífen duplo). Sim, há muitas coisas que você pode estragar no processo de escrita por e-mail. Aqui, você encontrará os criminosos mais frequentes e aprenderá a consertá-los também. Onde não havia desculpa antes, há realmente Sem desculpa agora. E para um conselho mais incrível da vida útil do escritório, aprenda as 25 maneiras geniais de conquistar o esgotamento do escritório.

1 Você está assinando com qualquer coisa, exceto "melhor."

Sinceramente. Obrigado. Todo meu melhor. Ou simplesmente nada. Existem inúmeras assinaturas por e-mail para escolher. Mas, usando muitos dos comuns, como os quatro, você corre o risco de ser tão formal, muito frio, muito sincero ou muito distante (respectivamente). Jogue seguro mantendo-se com o tempo testado Melhor. De acordo com Patricia Napier-Fitzpatrick, funciona para toda e qualquer situação, e atinge o centro do diagrama de Venn-Informal formal. Em suma, é a sua melhor aposta.

2 Você está usando palavras estranhas em correntes.

Quando uma conversa começa, não há necessidade de oi ou querido ou obrigado ou melhor. (Duplamente assim se você trabalha em um escritório unido, onde a conversa é mais do que apenas uma necessidade de resfriador de água.) Salutações e valedicions apenas desordem seu e -mail e interrompem o fluxo de conversa. Comece cada corrente com eles, com certeza, mas abandone -os assim que puder.

3 Você está passando por contagem de palavras.

De acordo com um estudo de 40 milhões E -mails de negócios, conduzidos pelo pessoal do Boomerang, o aplicativo de produtividade, há uma duração perfeita para e -mails de vendas. Para obter a máxima eficácia, verifique se o seu email não é menor que 50 palavras e não mais que 125. (Sim, isso inclui as quatro a seis palavras que você usa para oiareia tchaus.) E, para mais maneiras de dominar a arte das mensagens eletrônicas, aprenda os 17 hacks de e -mail genial que melhorarão sua vida.

4 Você está espaçando duplo.

Para envelhecer instantaneamente, coloque dois espaços no final de cada frase. A prática de espaço duplo-que você só verá hoje em dia em e-mails de advogados, médicos e seus avós originados como um mandato de composição no século XIX no século XIX. Naqueles dias, a tinta pode manchar e os períodos podem não chegar à corrida final de impressão. O espaço extra serviu como uma almofada de clareza, por assim dizer, para garantir que um leitor soubesse, com certeza, que uma frase acabou.

Uma era digital-funcional não precisa de espaço duplo. De fato, editoras, jornais e revistas eliminam a prática de espaçamento duplo de volta no 1940s, Após o advento do executivo da IBM, uma máquina de escrever de primeira linha. Pessoal, é 2018. Você deveria estar espaçando suas frases como. Esse.

Não.  Como.  Esse.

5 Você é duplo-hifeenização.

O em -dash (um deles: -) é o que você está tentando fazer. Acerte o mudança, alt, e a hífen (esta: -) chaves ao mesmo tempo.

6 Você está usando a assinatura móvel errada.

Certamente você viu algumas assinaturas de e-mail dignas. ("Enviado de celular. Por favor, perdoe qualquer tpyos, "é um clássico.) Não faça as mesmas armadilhas. Se você está disparando um e-mail da estrada, basta dizer isso literalmente. De acordo com Ben Dattner, Um treinador executivo, a melhor assinatura de e -mail móvel que você pode ter é tão simples quanto: "Enviado da estrada."É claro, eficaz e até vem com o bônus adicional de evocar um ar de indiferença do tipo Kerouac.

7 Você está cópia-colando errado.

Se você está copiando texto de um documento externo-fonte-um documento do Word ou de uma planilha do Excel, digamos, você vai querer limpar qualquer formatação antes de bater enviar. Caso contrário, seu texto aparecerá na caixa de entrada do destinatário, tudo confuso. Para limpar a formatação, se você é um dos bilhões de usuários do Gmail, destaque o texto que precisa esfregar e atingir a pequena caixa "TX". Você encontrará isso ao direito do Opções de formatação barra de ferramentas. (Esse é o botão que se parece com o seguinte: A.) ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb

8 Você definitivamente escreveu mensagens OOO erradas.

Como aconselha Jane Scudder, professora da Escola de Negócios da Universidade de Leyala, há um e apenas um formato a seguir quando você está redigindo uma mensagem fora do escritório:

Obrigado pelo seu e -mail. Eu sou ooo de terça, 12 de junho a sexta -feira, 15 de junho sem acesso ao e -mail. Se isso for urgente, entre em contato com [a pessoa que está abaixo de você na cadeia de comando ou, se você tiver um, seu nome do assistente de etapa que será interno de emails] no [endereço de e-mail deles]. Caso contrário, responderei a todas as mensagens quando eu voltar.

Para detalhes no nível do NITPick, como encerrar a mensagem no seu último dia ou seu primeiro dia de volta ou incluir um número de telefone de não apenas consulte nosso francamente também Guia abrangente sobre o assunto.

9 Você está estragando acessórios.

Nunca arraste e solte os anexos de imagem em um email. Durante o processo, você poderia as dimensões ou o tamanho do arquivo da imagem, o que significa que seu destinatário pode receber uma versão mais baixa (feia e pixelada) da foto. Em vez disso, dirija -se para o ícone do clipe de papel em seu e -mail e encontre e envie o arquivo dessa maneira.

10 Você não está hiperlinkante.

Jogar URLs a acaso no corpo de um email é feio, complicado e, acima de tudo, fácil de consertar. Basta destacar o texto que você deseja hiperlinked, acertar comando-k, e cole o URL no campo que aparece. Então, seu texto ficará assim.

11 Você está usando muitos períodos.

A linguagem evolui ao longo do tempo, mas não estou apenas me referindo a palavras com significados mercuriais ou frases transitórias que foram perdidas para a história. Mudanças de pontuação também. Veja o período, por exemplo. Por séculos, significava que uma frase acabou e nada mais. Era totalmente desprovido de qualquer substância ou emoção além disso.

Mas hoje em dia, como os pesquisadores das universidades de Binghamton e Rutgers observaram, encerrar uma frase em um período pode sair como, na melhor das hipóteses, Curt ou, na pior das hipóteses. (Embora você não precise de ciência para lhe dizer que todo "tudo bem." ou não."Você recebe parece um truque.) Então, a menos que seja um e -mail formal, minimize o uso de menstruação. Use uma pontuação menos robusta, os dashes, elipses, vírgulas, colonos e semicolons para reunir seus pensamentos.

12 Você está fazendo as linhas de assunto erradas.

A maioria das caixas de entrada de e -mails da área. Nos smartphones, no entanto, essa tela é cortada em uma contagem de caracteres tão baixa quanto 25, dependendo do dispositivo. (Telas maiores, como as do iPhone 8 Plus, aparecerão até 30 caracteres.) Para garantir que toda a sua linha de assunto seja lida, mantenha as coisas curtas e doces. Oh, e não se esqueça de preencher. Poucas coisas são mais cautelosas do que receber um e -mail "(sem sujeito)" de um estranho.

13 Você está usando a fonte errada.

Helvetica é banal. Times New Roman é arrogante. Comic Sans é… .apenas não. Ao desenhar e -mails, siga o básico: sem serif. É pouco e fácil de ler. Além disso, a fonte renderiza em todos os navegadores da web; portanto, sua mensagem será entregue como pretendido, com toda a estilização de fontes intacta (itálico, ousado, sublinhado-esse tipo de coisa), para o seu destinatário.

14 Você está empurrando tudo em um parágrafo.

Aumentar todo o seu texto é desagradável e, dependendo de quanto você está dizendo, desorganizado para um grau confuso. Siga esta regra: todo parágrafo deve ter um Ponto, e todo ponto merece seu próprio parágrafo (mesmo que seja apenas uma frase). Derrube seu texto de acordo.

15 Você está fazendo erros de digitação.

Você é melhor que isso.

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