17 hacks de email genial que melhorarão sua vida

Seis pontos-três. É quantas horas, de acordo com um estudo recente encomendado pela gigante da tecnologia Adobe, que os americanos gastam, em média, respondendo a e -mails todos os dias. Coloque de outra maneira: você passa um inteiro terceiro da sua vida de vigília colada à sua caixa de entrada, respondendo aos tópicos de mensagens que, francamente, podem ser hash de um chat de IRL de cinco minutos. Alguém Tem que Ceder.

Felizmente, conseguir algo a dar é, em muitos casos, tão fácil quanto apertar um botão. Ao implementar uma série de táticas comprovadas, você pode reduzir suas horas gastas por e-mail para nada. Apenas pense: quanto tempo você economizaria se nunca tivesse que baixar manualmente um anexo novamente? Ou e se você pudesse puxar um e-mail apressadamente enviado de volta do éter, economizando o tempo (e pânico!) gasto redigindo um "Sinto muito, não pretendia enviar aquele" e -mail "?

Sim, todo esse jujitsu da Internet é possível. Reunimos os 17 melhores hacks de e-mail de economia de tempo, batendo a vida e que aumentam a vida abaixo. Então continue lendo, porque essa caixa de entrada de destaque zero aguarda. E para mais maneiras de aproveitar ao máximo seus 6.3 horas, não perca 15 e -mails comerciais a frio que o diferenciam.

1 cancelamento massivamente de inscrição.

É uma boa aposta que sua caixa de entrada está tão confusa quanto um dormitório sênior durante as finais. Também é uma boa aposta que a maior parte dessa desordem se deve a e -mails diários ou semanais de varejistas, organizações e outros boletins que você pode ter se inscrito ao longo dos anos. Usando Unloll.eu, você pode rastrear todas as listas que você pode estar ligado e cancelar a inscrição de qualquer um que você não deseja mais receber informações de. De fato, um Melhor vida Editor foi capaz de usar o Unroll.eu para identificar 135 assinaturas impressionantes. Quantos você vai aparecer? E quantos você poderia fazer sem?

2 Ligue os atalhos do teclado.

Todos nós sabemos os atalhos básicos do teclado. (Comando-A: selecionar tudo. Comando-C: cópia de. Comando-P: colar. Etc.) Mas os usuários do Gmail têm a capacidade de ativar um conjunto avançado de atalhos. Primeiro, vá para configurações. Clique no em geral aba. No meio do caminho, você verá um atalhos do teclado opção, desligado por padrão. Ligue -o e você terá acesso a esses pressionamentos de teclas fáceis:

• C: Inicie uma nova mensagem
• Mudança-C: Inicie uma nova mensagem em uma nova janela
• D: Inicie uma nova mensagem em uma nova guia
• F: encaminhar uma mensagem
• #: exclua uma mensagem
• Mudança-EU: marque uma mensagem como lida
• Mudança-você: marque uma mensagem como não lida
• Comando-S: salvar uma mensagem

3 e depois automatizá -los.

Se você estiver com problemas. (De forma não invasiva, é claro.) E, para mais maneiras de se tornar uma máquina de produtividade, aprenda as 15 maneiras de dobrar sua produtividade na metade do tempo.

4 Use hashtags.

Sim, realmente, a ferramenta organizacional de assinatura das mídias sociais também funciona por e -mail. Jogue uma ou duas hashtag no final da sua assinatura-a parte do email geralmente é presa, para que os destinatários não vejam nem julgam seu "#WorkHardPlayhard", de fácil pesquisa. Basta digitar a hashtag no campo de pesquisa no topo da sua caixa de entrada e você aumentará todos os emails codificados.

5 Habilite a opção "Unsend".

Todos nós já estivemos lá: você redigir um e -mail, envia -o para o éter e percebe imediatamente, oh não, Essa mensagem não estava pronta para enviar. Acontece que você pode trazer suas mensagens de volta da beira, instalando um atraso útil. No Gmail, por exemplo, descer configurações, então em geral. Você encontrará o Botão de desfazer Como a quinta opção. Ligue. Você pode selecionar em um menu suspenso de intervalos de 10 segundos; Eles ditarão quanto tempo você tem antes que sua mensagem seja enviada para o bem.

6 Defina esse recurso para 10 segundos.

Uma dica: se você usar o email como um serviço de mensagens instantâneas de fato, recomendamos definir o Botão de desfazer a 10 segundos. Dessa forma, suas respostas não serão enviadas com um atraso de meia hora. Não, 30 segundos não parecem muito, mas vamos colocar desta maneira: se você é o serviço de escolha (Slack, Gchat, Facebook Messenger-Wh for o que!) Realizou todas as mensagens de saída por isso, seus contatos cresceriam rapidamente.

7 ou apenas preencha o campo "To" por último.

É um bom hábito adotar, pessoal. (Veja dois slides anteriores.)

8 Use esta assinatura.

"Para um e -mail que começa com uma saudação de 'Hi' ou 'Hello', um fechamento como 'Best' seria consistente", diz Patricia Napier-Fitzpatrick, fundador e presidente da Escola de Etiqueta de Nova York. "'Melhor', embora usado demais, é um dos fechamentos mais seguros em geral, porque é inofensivo e universalmente apropriado."Isso mesmo: apesar de seu uso excessivo desenfreado," Best "é a melhor maneira de assinar seus e -mails.

9 e esta assinatura de e -mail.

Quando você estiver na estrada, pelo menos, você deve renunciar a frases irritantes e fofas ("Por favor, perdoe qualquer erro de digitação."" Enviado do meu 1.21 Processador Gigawatt."" Enviado do meu iPhone-por favor, considere o ambiente antes de imprimir.") Em vez de algo simples, elegante, direto ao ponto:" enviado da estrada." De acordo com Ben Dattner, um treinador executivo, ele verifica todas essas caixas e também evocam uma vibração do estilo Kerouac. Não é de admirar que seja a única assinatura de smartphone de email que todos deveriam ter.

10 e esta mensagem fora do escritório.

De acordo com Jane Scudder, Professor da Escola de Negócios da Universidade de Leyala Chicago, quando você está preenchendo uma mensagem fora do escritório, este é o formato que você deve ser para:

Obrigado pelo seu e -mail. Eu sou ooo de terça, 12 de junho a sexta -feira, 15 de junho sem acesso ao e -mail. Se isso for urgente, entre em contato com [a pessoa que está abaixo de você na cadeia de comando ou, se você tiver um, seu nome do assistente de café] no [endereço de e-mail deles]. Caso contrário, responderei a todas as mensagens quando eu voltar.

Para detalhes no nível do NITPick, como encerrar a mensagem no seu último dia ou seu primeiro dia de volta ou incluir um número de telefone de não apenas consulte nosso francamente também Guia abrangente sobre o assunto.

11 Altere a densidade de exibição.

Os usuários do Gmail podem escolher entre três densidades de exibição diferentes para sua caixa de entrada: confortável, aconchegante e compacta. A densidade de exibição afeta nada mais do que o quanto o espaço branco existe entre cada mensagem em sua caixa de entrada. É pouco mais do que uma questão de preferência, mas pense nos termos de, bem, um artigo de termo. Confortável é como espaçamento duplo, onde o Cozy é espaçamento único e compacto é semelhante ao espaçamento meio linado.

12 Não se esqueça de arquivar.

Você pode eliminar os e -mails da sua caixa de entrada sem precisar expulsá -los totalmente da existência através da pasta de lixo. Ao "arquivar" mensagens individuais, eles imediatamente ficarão escondidos da sua caixa de entrada e de todas as suas pastas. Mas você ainda pode rastreá -los, se necessário, através da função de pesquisa. No Gmail, você pode arquivar mensagens instantaneamente depois de abri -las clicando no pequeno "X" que aparece ao lado da linha de assunto.

13 Siga a regra de dois minutos.

Defensado por especialistas em produtividade de todas as listras, a regra de dois minutos é uma maneira infalível de combater o estresse relacionado ao e-mail. Veja como funciona: se você pode responder e esquecer um e -mail em dois minutos ou menos, enfrente -o imediatamente. Caso contrário, deixe de lado para mais tarde.

14 em lote de respostas de e -mail.

Para reduzir a quantidade de tempo gasta colada na tela apanhada em trocas entorpecentes, designando horários do seu dia como períodos de "emails respondendo". (Talvez seja uma hora da manhã e 90 minutos à tarde. Talvez sejam três horas depois do almoço. O que quer que funcione para você!) Então, responda apenas a e-mails durante esses prazos e nunca fora deles. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

15 Cap seu e -mail com 140 caracteres.

Sim, assim como um tweet (ou pelo menos um tweet de revolução antes de 280). Como Andrew Torba, O CEO da GAB, a rede social, aconselhada em um post médio, é melhor manter seus e -mails o mais curto possível. "Eu gostaria de ajudá -lo a resolver o problema x. Eu e Z sugeriram que nos conectássemos. Você está livre para conversar?"Não há necessidade de saudações floridas.

16 Defina anexos para o download automático.

Se isso, então (ifttt), um aplicativo de otimização de email, pode ajudá-lo a definir "idioma" específico, por assim dizer, que cortará um monte de slogu do tipo intermediário. Por exemplo: se um email recebido tiver um anexo, o IFTTT o baixará automaticamente no seu Google Drive.

17 Não responda a e -mails depois do expediente.

Não é segredo que os americanos estão sobrecarregados-e, como o estudo da Adobe revelou, grande parte desse trabalho existe de e-mail frequente. É por isso que, no início deste ano, os membros do Conselho da Cidade de Nova York introduziram um projeto de lei que tornaria ilegal para as empresas exigirem que os funcionários verificassem e-mails após o horário comercial.  (É inspirado em uma lei atualmente no livro na França, onde empresas com equipes maiores que 50 precisam definir diretrizes estritas sobre o trabalho após o horário comercial, ou então enfrentam multas financeiras.)

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