17 Etiqueta de e -mail não escrita Regras que ninguém nunca te ensinou

Quando se trata de e -mail, você pode pensar que sabe tudo o que há para saber. Afinal, a maioria de nós envia e recebe uma média de 121 e -mails por dia, De acordo com a empresa de pesquisa de mercado de tecnologia The Radicati Group. Mas mesmo que você provavelmente gaste um pedaço significativo de cada dia trabalhando em sua caixa de entrada, você provavelmente poderia aprender uma coisa ou duas. Na verdade, há uma tonelada de regras de etiqueta por e -mail que o iludem regularmente e muitas outras pessoas em sua lista de contatos. Quero ter certeza de que você está sendo eletronicamente educado? Aqui estão as 17 regras de ouro de e -mail que você provavelmente não sabia, mas precisa saber.

1 Responda no minuto em que você recebe um e -mail, mesmo que precise de mais tempo.

Ninguém aprecia receber uma resposta a um e -mail semanas depois que eles o enviaram. De fato, uma pesquisa de 2018 realizada pela empresa consultora Toister Performance Solutions revelou que 41 % das pessoas esperavam uma resposta por e -mail de seus colegas de trabalho em menos de uma hora. (Comece a elaborar notas de desculpas para o seu departamento de contabilidade agora!)

Obviamente, algumas respostas por e -mail pedem que você mastiga seus pensamentos e elabore uma mensagem medida. Nesses casos, a solução é fácil: responda em minutos para que o remetente saiba que você recebeu a mensagem deles, mas precisa de um pouco mais de tempo para resolver as coisas. Dessa forma, eles sabem que você levou em consideração o e -mail e não os ignoram.

2 Use "Responder All" com cautela.

Há uma diferença crucial entre as opções "Responder" e "Responder All". E, no entanto, muitos usuários de e -mail infelizmente não percebem isso. Caso você seja um deles, saiba que quando você escolhe o último, todo destinatário que foi CC na mensagem original recebe sua resposta-e, na maioria das vezes, você não precisa inundar as caixas de entrada de todos.

Essas mensagens de massa desnecessárias são um flagelo, há um termo coloquial para descrevê -las: "Responder AllPocalypse."Então, da próxima vez que você estiver respondendo a um email em massa, considere quem realmente precisa ler sua resposta: toda a empresa ou apenas o remetente original?

3 Se você quiser uma resposta de alguém, não o cc.

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Quando você cc, alguém em um email-que significa que você está "copiando" carbono-os-normalmente indica que você deseja mantê-los entrelaçados na conversa, mas não estão necessariamente procurando uma resposta deles. E, como profissional de treinamento Dannielle Walz avisa, o uso indevido da opção CC pode levar a problemas de comunicação.

"Ao cc-ing seus colegas em muitos e-mails, eles podem começar a parar de ver seus e-mails como importantes e podem colocá-los diretamente em uma 'pasta de referência' ou 'ler mais tarde' '", ela escreveu em uma postagem do LinkedIn. "Isso pode levar a informações importantes que estão sendo perdidas no futuro."

Então, se você espera uma resposta de alguém, coloque seu endereço de e -mail no campo "para" e use a função "CC" com moderação.

4 Entenda quando e quando não usar o BCC.

O campo do BCC é ainda mais complicado, constantemente evitando os usuários de e -mail mais experientes. Mas vamos quebrá-lo: o BCC significa "cópia de carbono cego", então, embora seja semelhante ao CC-ing, o BCC-ing não exibe o e-mail dessa pessoa para outros destinatários, o que significa que ninguém mais na cadeia verá que você os incluíram.

Então, quando é bom usar o BCC? Hillel Fuld de Inc. A revista diz que é estritamente para e -mails em massa ou quando alguém o apresenta por e -mail para outra pessoa.

"Em todos os outros casos, quando você envia um e-mail para alguém e BCC outra pessoa, você está sendo desonesto ou não", observa Fuld. "Você está enviando um e -mail para a pessoa x e sem ela saber, deixando a pessoa que escuta sua conversa. Pessoa X não tem idéia de que alguém está lendo este e -mail, quando, na realidade, você secretamente o enviou para outra pessoa."

5 Use marcas de exclamação com moderação.

É fácil lançar um ponto de exclamação em seus e -mails aqui e ali, mas tente não criar o hábito disso. Enquanto eles são historicamente usados ​​para indicar emoção, em um email, as marcas de exclamação podem ser facilmente confundidas com fonidão ou agressividade passiva.

"O uso do ponto de exclamação desnecessário em [um] email pode destruir facilmente o significado subjacente do seu texto" Anna Verasai explica em Digest HR. "Use -o apenas quando precisar enfatizar algo que é importante. Pense em como seu leitor pode interpretar a mensagem quando a ler."

6 Seja cauteloso com o uso do humor.

Todo mundo adora uma boa piada de vez em quando, mas porque o tom pode ser mal interpretado quando não é pessoal, é melhor deixar as piadas fora de seus e-mails. "Reserve o humor para um telefonema ou pessoalmente", professor de redação de negócios, David Silverman, escreveu no Harvard Business Review. "Dessa forma, quando há um silêncio atordoado no outro extremo da linha ou do outro lado da mesa da conferência, eu poderia dizer: 'Acho que você pode não perceber o quão engraçado eu me considero e, dado que, como eu acredito que vou parar agora.'"

Mas sério: um estudo crucial de 2005 publicado no Jornal de Personalidade e Psicologia Social revelou que, embora os remetentes previam que seus destinatários pudessem decifrar com precisão seu tom 80 % do tempo, os destinatários só foram capazes de ler com precisão o tom 56 % do tempo.

7 Pule a gíria.

Com o surgimento de mensagens instantâneas, formas encurtadas da língua inglesa se tornaram mais amplamente usadas como "u" para "você" ou "wanna" em vez de "querer."Mas, assim como o humor não costuma ficar quando se trata de e-mails, a gíria é um não-go semelhante. De acordo com uma pesquisa do OnePoll, 37 % das pessoas pensavam que o uso de gírias no local de trabalho era inaceitável e 55 % disseram pular o "LOL" quando se trata de enviar seu chefe por e -mail.

8 preste atenção à linha de assunto.

As linhas de assunto são simples, mas necessárias. E como a maioria dos e-mails é lida em dispositivos móveis-55 %, de acordo com a empresa de entrega de emails, a empresa de retorno-é importante para pregá-los. Linhas de assunto curtas, concisas e diretas são as melhores. O objetivo do seu e -mail deve ser claramente declarado e você deve limitá -lo a cinco palavras ou menos, porque os dispositivos móveis cortaram qualquer palavra depois disso.

9 Inclua uma assinatura.

Você já recebeu um e -mail de alguém e se perguntou: "Quem é este de?"Embora o endereço do remetente possa lhe dar algumas pistas sobre quem eles são, às vezes não é suficiente. Uma assinatura no final do seu e -mail pode informar imediatamente o destinatário de quem você é, o que você faz e como eles podem entrar em contato com você.

O pessoal da agência de marketing integrada Ocreative diz que ter uma caixa de assinatura de e -mail é "como entregar a uma pessoa um cartão de visita toda vez que você enviar um email."Se você ainda não tem um, adicione uma assinatura que inclua seu nome completo, posição, número de telefone, e -mail, site e logotipo de negócios.

10 Lembre -se de beijar (mantenha -o curto e simples).

O método do beijo é algo que a maioria de nós foi ensinada no ensino fundamental, mas isso não significa que seja menos necessário mais tarde na vida. Boomerang, um aplicativo de produtividade de email, pesquisou os principais métodos para obter mais respostas por e -mail. O maior argumento deles? É melhor escrever como se você tivesse oito anos.

Suas pesquisas descobriram que os e-mails escritos em um nível de leitura da terceira série tinham 36 % mais chances de serem respondidos do que os escritos em um nível de leitura da faculdade.

11 Traga atenção aos anexos.

Os anexos às vezes são uma parte necessária do processo de email, mas você deve saber muito bem como usá -los antes de anexar com abandono. Em longas cadeias de e -mail, às vezes elas podem passar despercebidas ou esquecidas, e anexos inesperados tendem a ser desarrumados porque os destinatários têm cuidado com os vírus eletrônicos.

A melhor solução é chamar seus anexos no corpo do seu e -mail. Grammarly diz que a melhor maneira de notificar o destinatário de anexos é incluir uma mensagem no final do seu e -mail que diz algo como "eu anexei [item]" ou "Consulte o [item] anexado para mais detalhes."

12 padronize sua fonte.

Enquanto brinca com estilos e cores de fontes pode ser divertido, não há lugar para sagios em quadrinhos rosa brilhante no mundo profissional. Acontece que o uso de fontes é extremamente importante quando se trata de comunicação digital, de acordo com Colin Wheildon, autor de Tipo e layout: você está se comunicando ou apenas fazendo formas bonitas? "É possível explodir três quartos de nossos leitores simplesmente escolhendo o tipo errado", disse ele a Writers & Artists American.

Então, quais fontes você deve estar continuando quando se trata de e -mails? Magemail recomenda a Geórgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou Arial.

13 revise tudo.

Ao escrever um e -mail, é provável que você coma um erro; Afinal, você é apenas humano. No entanto, os erros não são frequentemente olhados além quando se trata de e -mails de trabalho. Em uma pesquisa gramatical de quase 2.000 entrevistados, 67 % disseram que era não Ok, fazer erros de digitação em e -mails, enquanto apenas 6 % pensaram que era um erro aceitável.

14 Digite o endereço de e -mail por último.

A maneira mais fácil de garantir que você não envie um e -mail antes que esteja pronto ou antes que seja liberado de qualquer erro de digitação? Espere até que tudo esteja em forma de ponta antes de entrar no endereço de e-mail do destinatário. Como você sabe, cometer erros de e -mail é um dos mais fáceismaneiras de causar a impressão errada.

"Não é apenas o profissionalismo que é a questão," Karen Kessler, Presidente da Evergreen Partners, disse Forbes. "O que está em jogo é a reputação do funcionário e da empresa ou organização. Vimos más decisões por e-mail levarem a consequências negativas para a-divisal dos funcionários-e para a organização, bem como a retenção."

15 e verifique o nome do destinatário.

Um grande erro que você deve evitar é soltar o nome do seu destinatário errado, por isso, verifique triplamente antes de acertar o envio. Muitas pessoas veem o ato de escrever um nome de erro de erro como preguiçoso e imprudente, especialmente Quando a ortografia correta está no endereço de e -mail. O que você deve fazer se você cometer acidentalmente esse erro? Kathryn Shanley, Proprietário da minha edição de caneta vermelha, diz que um pedido de desculpas imediato é a chave para manter sua credibilidade.

16 Para negócios profissionais, use um endereço de e -mail profissional.

Embora um endereço de e -mail pessoal seja bom de usar quando corresponde a amigos ou familiares, mantenha -o fora do campo de negócios profissional. Isso é especialmente importante em uma situação de vendedor de consumidores. Uma pesquisa de Godaddy de 2016 com 1.000 americanos revelou que 75 % acreditam que ter um email profissional é um fator importante na confiança de um negócio on -line e 33 % duvidariam da legitimidade de um vendedor se eles usassem um endereço de e -mail pessoal.

"Você nunca se esquece de uma primeira impressão, seja na vida real ou online", o diretor de produtos do GoDaddy, Steven Aldrich, disse em comunicado. "Muitas vezes, sua primeira interação direta com um cliente ocorre por e -mail e, portanto, parecer profissional nesse contexto é extremamente importante."

17 Lembre -se de que tudo pode ser compartilhado.

Seja através do encaminhamento, BCC-ing ou simplesmente exibindo o telefone no rosto de alguém, é importante lembrar que qualquer coisa que você escreve em um e-mail pode ser visto por alguém que não seja o destinatário pretendido. Portanto, toda a sua communicação eletrônica deve ser profissional e livre de risco. Afinal, os e -mails podem até ser admissíveis no tribunal, por isso é melhor nunca enviar nada que possa ser usado contra você mais tarde. E para mais maneiras de melhorar sua vida profissional, confira os 25 truques de genial.

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